Nábor nekončí podpisem nabídky. Právě naopak

Masivní nábor není jen o inzerci a pohovorech. O tom jak hledáme zaměstnance, náborových kampaních a náboru na Filipínách už jsem psal v minulosti. Dneska bych se chtěl podělit o následnou část náborového procesu = samotném pre boardingu. Zkrátka o procesu, kdy potřebujeme dostat finálního vybraného kandidáta do pracovního poměru.

A právě tady vidím hned několik možných úskalí – jednak si to pamatuju sám u sebe. Člověk dá výpověď a už se těší do nového, ale zároveň má obavy – neví co ho tam čeká, jaké jsou v nové firmě standardy, pravidla, jací tam pracují zaměstnanci, co si má připravit.. no zkrátka má spoustu otázek a nejednou se nám stalo, že si kandidát nástup v průběhu výpovědní lhůty rozmyslel a zůstal u bývalého zaměstnavatele a nebo se rozhodl pro nástup ještě úplně jinam.

My jsme teď ve stavu celkem brutálního růstu. Nabíráme jako zběsilí a rosteme doslova ze 100 na 500 během 10 měsíců. V posledních týdnech to vypadá tak, že nám nastupují desítky nových zaměstnanců každý měsíc. Jen za březen jich bylo 32 a v prvním týdnu v dubnu jich bude dalších 34. To už je pěkná dávka administrativy, která stojí za zamyšlení, co se dá automatizovat, zefektivnit a kde případně vymyslet systém na odbourání chyb. A dnes popíšu, jak to máme, co k tomu používáme, co nás čeká dál a kam to chceme posunout v budoucnu.

V ideálním světě chceme mít náborový proces automatizovaný a personalizovaný od A do Z. Už teď máme nějaké části hotové – kandidát nám zareaguje na webu nebo na pracovním portálu a automaticky se dostane do našeho HR systému PlusPortál (za 2 roky fungování společnosti už se nám takto přihlásilo přes 1300 osob). V systému projde výběrovým řízením, my máme komplet pokryté GDPR, spolupracujeme v systému s hiring manažerem. Vše je zpětně dohledatelné, jsme schopni kandidáty oslovovat i na jiné pozice a tak dále.

Následně vybereme finálního kandidáta a tomu emailem posíláme odkaz na osobní dotazník, opět přímo v plusportálu. K tomu přikládáme odkaz na pre-boarding web, který je od začátku do konce dělaný na míru každému zaměstnanci – má unikátní link s vlastním jménem a příjmením a na landing page ho oslovujeme jeho jménem, tak jak je vidět na printscreenu zde:

personalizovaný link na pre boarding web

náhled webu, který dostane nováček po odsouhlasení pracovní nabídky

Samotný web dá novému zaměstnanci informace, které nováčky standardně zajímají. Je to oboustranně výhodná věc – my dáme člověku detailní informace, on se může nachytřit ještě před nástupem a zároveň ví, co ho první den čeká a co všechno si vzít s sebou, kde zaparkovat atd. U toho si samozřejmě může prohlídnout prezentace vstupního školení, vzory pracovních smluv, zjistí, jak to je u nás třeba s lékařskou prohlídkou, kantýnou nebo dalšími benefity, a nepřekvapí ho ani to, že si u nás všichni tykáme a proč to tak je.

náhled FAQ na pre boarding webu

Aby tento web nebyl jen jednostranný, udělali jsme na něm drobnou gamifikaci = člověk prochází webem a postupně odpovídá na několik otázek na oblasti, které máme na webu. Když na vše odpoví a vyplní osobní dotazník, dostane od nás první den v práci sladkou odměnu.

gamifikace

příklad otázky z webu

výsledek při splnění všech úkolů

A pre-boardingem a dotazníkem to samozřejmě nekončí. Dalším krokem je podpis smlouvy. Tady se husarský kousek povedl Tereza Škrdlová, která nastavila v plusportálu rámcové smlouvy pro jednotlivé pracovní kategorie, takže jsme schopni generovat správné smlouvy na jedno kliknutí pro všechny nové zaměstnance. Vyhýbáme se tedy ručnímu přepisu z papírového dotazníku a další „opičí práci”, kde se v tomto množství nových nástupů snadno stane chyba.

V budoucnu chceme dotáhnout i podpis smluv do elektronické podoby. To je samozřejmě vzhledem k počtu cizinců a naší legislativě oříšek, ale začneme u lokálních zaměstnanců a u “jednoduchých” dokumentů. Zde samozřejmě opět v plné integraci s našim HR systémem plusportálem = smlouvu tam vygeneruju, systém ji rovnou pošle zaměstnanci k podpisu a následně uloží data přímo v HR systému.

Nemám rád automatizaci na oko pro návštěvy z centrály, kde se vytvoří digitální aplikace na něco, co pak stejně nikdo nepoužívá a jen to vytvoří dalších 15 papírů, které se stejně musí vytisknout. Mým cílem je, abychom byli schopni zachovat lidský přístup k náboru a onboardingu, vyhnuli se zbytečným administrativním chybám a hlavně minimalizovali zbytečnou administrativu, kterou nikdo nechce dělat.

Věřím, že jsou firmy, které jsou mnohem dál než my. Jako etalon v našem odvětví beru Alzu a vše co se týmu kolem Marek Premus daří vytvářet. Ale zároveň vím, že řada obrovských firem pořád nechává zaměstnance vyplňovat osobní dotazníky na papír a pak vše ručně přepisuje do wordu.

Pokud tohle téma řešíte i u vás, budeme rádi za sdílení zkušeností.

David Havelec

HR Manager in Nobo Automotive Czech Republic

26. března 2025